📖 使用說明書
卓信雲端會計 · 給不懂電腦也能上手的你
綠色＝照著做黃色＝要注意紅色＝別這樣做藍色＝小技巧
目錄
1. 開始使用（註冊與登入）
2. 開帳三步驟（第一次用）
3. 日常記帳：買東西（進項）
4. 日常記帳：開發票給客戶（銷項）
5. 零用金（小額現金）
5.5 請款單與簽核
5.7 週期憑證（房租月費自動記）
6. 每兩個月報稅（401）
7. 看報表
8. 多人使用與權限
9. 備份與安全
10. 常見問題
1. 開始使用
Step 1 打開網址 acc.zhuohsin.com（手機、電腦都可以）。
Step 2 第一次用：點 註冊新公司（免費試用30天），輸入 Email 和密碼。已有帳號：直接輸入登入。
手機打開網址後，用瀏覽器選單的「加到主畫面」，之後就像 App 一樣點圖示開啟，還能離線看帳。
密碼只有你自己知道。忘記密碼請聯絡管理者協助重設。
2. 開帳三步驟（第一次用才需要）
Step 1｜公司資料 設定管理 → 設定 → 公司資料：填統編、公司名稱、地址、開帳日 → 儲存。
（左上角會自動顯示你的公司名稱）
（左上角會自動顯示你的公司名稱）
Step 2｜銀行帳戶 同頁 銀行帳戶 分頁：填銀行名稱、代碼、帳號、戶名 → 新增。
Step 3｜字軌（要開發票才需要） 記帳作業 → 銷項憑證 → 把國稅局寄來的「配號信」整段貼上 → 自動解析。
期初餘額（開帳當天銀行裡有多少錢）可以之後再補：帳簿報表 → 資產負債表 → 期初餘額設定。
3. 買東西付錢 → 記「進項」
最快的方式：掃發票 QR（電子發票）
Step 1 記帳作業 → 進項憑證 → 點 📷 掃發票QR。
Step 2 對準發票左邊那顆 QR Code → 日期、金額、統編全部自動帶入。
Step 3 確認科目沒問題 → ＋ 新增並切傳票。完成！
紙本收據
點 🧾 拍照存憑證 拍下收據 → 手動填金額 → 新增。照片會存在雲端，備註點 📎 隨時可看。
系統會自動判斷「可不可以扣抵營業稅」：交際費、員工聚餐、購買自用小客車（購車款）……就算有發票也不能扣，系統會自動鎖住，跟著它就對了。（公司車業務用的加油、修車費發票打統編是可以扣的）
國外服務（如網路訂閱、美國公司發的 invoice）不能當可扣抵！系統會標「國外§36」，申報時的 74 欄金額系統會自動幫你算好。
付款方式選「股東往來（負責人代墊）」＝老闆先用自己的錢墊。之後公司還錢給老闆時，再記一筆手動分錄即可。
4. 開發票給客戶 → 記「銷項」
Step 1 記帳作業 → 銷項憑證：選客戶（或填統編、名稱）、品名、金額 → 發票號碼自動帶。
Step 2 ＋ 開立並切傳票。客戶會自動存入客戶名單，下次直接選。
Step 3（正式開立） 點 ⬆ 匯出開立上傳檔 → 到財政部「存證發票」上傳，完成法定開立。
開錯發票：點該筆的 ⊘ 作廢（要先聯絡買方取回、雙方同意），再用 ⬆ 匯出作廢上傳檔 上傳財政部。
已經申報過的期別，發票不能作廢！要改用「折讓」處理，不確定時先問會計師或卓信。
5. 零用金（小額現金）
買文具、拜拜、跑腿計程車這種小額現金開銷，用零用金管最輕鬆。
Step 1 記帳作業 → 零用金 → 先設「定額」（例如 5,000 元）和保管人。
Step 2 每筆支出隨手記：日期、用途、金額。有統一發票的選「統一發票」並填統編＋號碼＋含稅金額。
Step 3 現金快用完時點 💵 撥補 → 選錢從哪個銀行出 → 系統自動切傳票入帳，有發票的還會自動轉進項幫你抵稅。
點 🔢 盤點差異 輸入抽屜裡實際數到的現金，系統自動告訴你帳有沒有對。
5.5 請款單與簽核（員工請款）
員工 記帳作業 → 請款單：填日期、付款對象、金額、事由，可附憑證照片 → ＋ 建立並送審。
老闆／管理員 在清單看到「待審」→ 按 ✔ 核准 或 ✕ 退回（退回要填原因）。
付款 核准後按 💵 付款入帳 → 選錢從哪個帳戶出 → 系統自動建進項憑證＋傳票，一氣呵成。
核准權限只有老闆／管理員有——記帳員就算按了也會被系統擋下（資料庫層防護，不是只藏按鈕）。
請款多半沒有統一發票（例如代墊、跑腿），系統自動列為「不可扣抵、列費用」。若之後拿到發票，到進項憑證編輯那筆補統編改可扣抵即可。
5.7 週期憑證（房租、月費，每月固定的帳讓系統自動記）
每個月都一樣的帳（房租、客戶月費、勞健保…），設定一次，系統整個合約期間每月自動處理。
Step 1 記帳作業 → 週期憑證，先選型態：
・固定支出（你付錢，例：房租）→ 到期系統自動切傳票
・固定收入（你收錢，例：客戶月費）→ 到期系統提醒你開發票，按「帶入開票」一鍵填好
・固定支出（你付錢，例：房租）→ 到期系統自動切傳票
・固定收入（你收錢，例：客戶月費）→ 到期系統提醒你開發票，按「帶入開票」一鍵填好
Step 2 填名稱、對象、每月金額、每月幾號、合約起迄（迄可空白＝一直收/付下去）→ ＋ 建立週期，完成！
Step 3（支出才有） 選「記帳方式」——就是回答「錢怎麼付？」：
| 你的情況 | 選這個 | 系統會做什麼 |
|---|---|---|
| 錢當月就付（銀行自動扣款） | 銀行存款（最省事） | 一次記完，不用再做任何事 |
| 先欠著、之後才付（次月才匯款） | 應付帳款（最正規） | 先記「欠人家錢」＋提醒你去銀行預約轉帳；付款那天到手動分錄用範本〈支付應付帳款（沖銷）〉記一筆結清 |
| 不確定 | 銀行存款 | 兩種在稅務上都合規，選簡單的就好 |
為什麼「固定收入」不自動記帳？因為收入要跟著發票走（稅是看發票算的）。系統提醒你→你按「帶入開票」→開發票當下自動入帳，帳跟 401 永遠對得上，也不會重複。開完回週期憑證按「本月已開」。
會收到統一發票的固定支出（電信費、網路費）不要設自動切傳票——等發票寄來登「進項」就好，不然同一筆會記兩次。週期憑證適合沒有發票的：房租、勞健保、薪資、利息。
中途漏跑或想補以前月份？按 🔄 立即執行到本月，系統會把該補的月份一次補齊（每月開帳時也會自動跑）。
6. 每兩個月報稅（401）
| 期別 | 月份 | 申報期限 |
|---|---|---|
| 1 | 1–2月 | 3/15 前 |
| 2 | 3–4月 | 5/15 前 |
| 3 | 5–6月 | 7/15 前 |
| 4 | 7–8月 | 9/15 前 |
| 5 | 9–10月 | 11/15 前 |
| 6 | 11–12月 | 次年 1/15 前 |
📅 每逢單數月 1 日（1、3、5、7、9、11 月）系統自動換到新期別，總覽的數字會從 0 重新開始——這是正常現象，不是資料不見！先前期別的資料都完整保存，在「401 試算」選期別就看得到。
Step 1 稅務申報 → 401 試算：選期別，應納（或溢付）金額直接看。
Step 2 到財政部「營業稅網路申報系統」（免費）照著數字申報；進、銷項明細可用 匯出／備份 的 CSV 對帳。
「購買國外勞務給付額（74欄）」系統已自動加總，申報時記得填——專營應稅不用繳錢，但漏填算短漏報。
就算這期完全沒開發票、沒收入，還是要申報 401！不申報會被罰。
7. 看報表
帳簿報表 裡通通有：傳票、分類帳、資金/銀行簿、餘額表、損益表（含收支圖表＋各專案損益比較）、資產負債表。都可以下載 Excel 或列印 PDF。
想知道「哪個案子賺錢」？交易時選「專案」，損益表下方就有專案損益總覽並排比較。
8. 多人使用與權限
| 角色 | 能做什麼 |
|---|---|
| 老闆(owner) | 全部＋管理成員 |
| 管理員 | 全部＋管理成員 |
| 記帳員 | 記帳、看報表，不能管成員 |
| 唯讀 | 只能看，什麼都改不了 |
加人：設定管理 → 使用者 → 填對方 Email、選角色、勾可用功能 → 新增。對方用同一個 Email 註冊登入即生效。
9. 備份與安全（你的帳很安全）
系統有三層保護：
| 第 1 層 | 每次存檔即時上雲端（手機電腦同一本帳） |
|---|---|
| 第 2 層 | 自動保留最近 60 個歷史版本，隨時可還原到任一時間點 |
| 第 3 層 | 您電腦裡的自動備份檔（設定管理 → 匯出／備份 可檢查三層狀態是否亮綠燈） |
不小心改錯／刪錯：設定管理 → 匯出／備份 → 載入版本列表 → 挑一個時間點按「還原」。
「清空本期」會刪掉整期資料，除非你百分之百確定，否則不要按。（就算按了，也還能從歷史版本救回來）
10. 常見問題
Q：打開來資料都不見了？
九成是還沒登入。點右上角 登入雲端，登入後資料就回來了。資料一直都在雲端，不會不見。
Q：總覽數字怎麼突然都變成 0？
因為換期別了（每兩個月一期，單數月 1 日自動切換）。總覽顯示的是「本期」統計，新的一期還沒登憑證所以是 0；之前的資料都在，到「稅務試算 → 401 試算」選上一期就看得到，申報也是用那份數字。
Q：手機和電腦資料會同步嗎？
會。用同一組帳號登入，兩邊自動同步同一本帳。
Q：發票掃不出來？
要掃發票左邊那顆 QR；光線太暗或發票皺掉會失敗，可改用「拍照存憑證」手動填。
Q：忘記密碼？
在登入畫面輸入 Email 後按 忘記密碼？，到信箱（找不到請看垃圾信件匣）點信中連結，回到系統即可設定新密碼。仍有問題再聯絡 service@zhuohsin.com。
Q：要收費嗎？
試用 30 天免費，之後方案見 方案與定價。